Política de tratamiento de datos personales

La presente política regula la recolección, registro, almacenamiento, consulta, uso, circulación restringida, actualización y supresión de datos personales vinculados con las reuniones y actividades de Ideas que Valen la Pena, realizadas en el marco de la campaña a la Gobernación de Silvano Serrano. Se aplica a los formularios de inscripción, la gestión de participantes, los soportes de autorización, las comunicaciones relacionadas y el material audiovisual autorizado.

Se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, las disposiciones pertinentes del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa 002 de 2026 de la SIC sobre tratamiento de datos con fines políticos o electorales. El tratamiento observará los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En los formularios de inscripción se solicitan, según el evento, nombre y apellidos, celular, edad, género, municipio y sector de pertenencia; el correo electrónico y cómo se conoció la reunión pueden ser opcionales. El formulario de propuestas recoge además ubicación urbana o rural, ocupación (opcional), problemas comunitarios seleccionados, descripción del problema, población afectada, propuesta de proyecto, lugar, resultado esperado, urgencia y comentarios opcionales. También se registra la autorización aplicable a cada envío y su fecha.

La pregunta sobre género permite escoger «Prefiero no responder». No se solicita declarar afiliación ni respaldo electoral. Las respuestas abiertas pueden contener información personal o sensible; compartir detalles de ese tipo es voluntario y no es necesario para enviar una propuesta. La asistencia a una reunión o el envío de una idea no demuestra respaldo electoral ni afiliación política. Los formularios de esta campaña están dirigidos a personas mayores de 18 años.

Los datos se tratarán para: (i) inscribir e identificar a participantes de las reuniones y actividades político-electorales de la campaña a la Gobernación de Silvano Serrano; (ii) organizar encuentros y comunicar la información logística; (iii) recibir, clasificar y analizar necesidades e iniciativas ciudadanas, incluso con apoyo de herramientas de inteligencia artificial, para elaborar insumos y reportes preferentemente agregados para el Plan de Gobierno; (iv) atender consultas y solicitudes; y (v) conservar evidencia de las autorizaciones y cumplir obligaciones legales.

La inscripción a una actividad no constituye autorización automática para recibir propaganda política masiva, ser incluido en grupos de WhatsApp o listas de distribución, ni para que los datos sean entregados a terceros con finalidades propias. Tales tratamientos requerirán autorización previa, expresa e informada cuando corresponda. No se elaborarán perfiles de orientación política a partir de la asistencia, los datos recogidos o inferencias sobre los participantes.

Antes de enviar cada formulario, el participante debe conocer esta política, incluido el carácter político-electoral de las actividades y, cuando envíe propuestas, su análisis para elaborar insumos para el Plan de Gobierno, y expresar su autorización previa, informada y expresa para las finalidades que correspondan al formulario. Se conservará constancia verificable de la autorización, su versión y la fecha asociada al registro.

Las respuestas referidas a datos sensibles son facultativas y no puede obligarse al titular a suministrarlos, salvo las excepciones legales. El formulario permite no informar el género mediante la opción prevista. La autorización podrá revocarse en los casos establecidos por la ley. El canal de inscripción no está habilitado para menores de edad.

La decisión sobre fotografías, grabaciones de video o de voz se solicita de manera separada de la autorización de inscripción, mediante las opciones «Sí autorizo» y «No autorizo». Negarse no impide asistir ni registrarse.

Cuando exista autorización, el material podrá emplearse para documentar y divulgar la actividad correspondiente de la campaña a la Gobernación de Silvano Serrano en sus canales informativos, sin extender el permiso a campañas o usos distintos de los informados. Se procurará evitar la identificación o divulgación de quienes no hayan autorizado dicho uso y se atenderán las solicitudes de retiro cuando legal y técnicamente procedan.

Los registros se almacenan en una base de datos PostgreSQL vinculada a la plataforma web. El acceso a información identificable y a las exportaciones de Excel se limita a personas expresamente autorizadas, conforme a sus funciones.

Para operación, alojamiento y recuperación ante fallos podrán intervenir prestadores tecnológicos que traten datos por cuenta del responsable, con las condiciones de confidencialidad y protección exigibles. Los respaldos se almacenan mediante Amazon S3 en Estados Unidos; esta operación se someterá a las reglas aplicables al tratamiento y a las transmisiones internacionales de datos personales. No se autoriza a los proveedores a utilizar los datos para finalidades propias.

El responsable adoptará medidas administrativas, técnicas y organizativas proporcionales a los riesgos, entre ellas control de accesos, autenticación de usuarios, gestión restringida de exportaciones, copias de seguridad y obligaciones de confidencialidad de quienes intervengan en el tratamiento.

Se revisarán y gestionarán los incidentes que pudieran comprometer la información, incluidas las notificaciones exigibles por la normativa. Ningún sistema puede garantizar ausencia absoluta de riesgos; por ello se aplicarán controles y mejoras razonables de seguridad.

Los registros nominales de inscripción se conservarán por un plazo de hasta 24 meses desde la última actividad registrada del participante. El material fotográfico, de video o voz autorizado se conservará por hasta 36 meses contados desde su captación. Vencidos esos períodos, la información deberá suprimirse o anonimizarse, salvo que una obligación legal, contractual legítima o reclamación pendiente justifique mantenerla durante el tiempo estrictamente necesario.

Las copias de seguridad se administrarán mediante ciclos de retención y depuración; cuando sea necesario recuperar un respaldo, deberán respetarse las supresiones procedentes realizadas con posterioridad. La base de datos estará vigente únicamente mientras subsistan sus finalidades autorizadas y los períodos de conservación aplicables.

Los titulares pueden conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados sobre el uso dado a su información y solicitar la supresión de datos o revocatoria de la autorización cuando proceda. También podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable.

El ejercicio de estos derechos es gratuito en los términos legales. La supresión o revocatoria podrá estar sujeta a las excepciones y obligaciones de conservación previstas por la ley.

La persona encargada de atender peticiones, consultas y reclamos es Jairo Hernando Pulecio Franco. Las solicitudes pueden remitirse al correo ideasquevalenlapena@gmail.com (asunto sugerido: «Datos personales — Ideas que Valen la Pena»). Deben describir la solicitud, identificar al titular y proporcionar un medio de respuesta. Se podrá pedir información razonable para verificar identidad o representación.

Consultas: se responderán dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción; de ser necesario, podrá informarse una ampliación de hasta 5 días hábiles más. Reclamos: se tramitarán, conforme a la Ley 1581 de 2012, dentro de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción en debida forma, con posible ampliación informada de hasta 8 días hábiles. Cuando un reclamo esté incompleto se requerirá su subsanación en el término legal.

Esta política corresponde a la versión 1.0, fechada el 20 de octubre de 2026, y entrará en vigencia desde su publicación en el sitio oficial de inscripción. Se mantendrá disponible para consulta mientras existan operaciones de tratamiento vinculadas con la actividad.

Las modificaciones sustanciales se informarán oportunamente y, cuando impliquen nuevas finalidades que lo requieran, se solicitará una nueva autorización. La conservación de los datos observará los plazos establecidos en el apartado 08 y las excepciones legales aplicables.